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INTERVENTIONS
 

Pour les organisateurs d'événements :

Ajouter du cosplay à votre événement est un réel plus qui va générer de la fréquentation sur place ainsi que de la présence sur les réseaux.

Organiser la partie cosplay nous prend du temps et de l'énergie avant, pendant et après votre événement :

. Avant :
Création du projet, listing des animations, recherche des invités, inscriptions, communication...

. Pendant :
Gestion des espaces, des cosplayers, animations diverses...

. Après : Publication de vidéos et de photos, recueil d'avis...

La quantité de tâches peut être importante, nécessiter une équipe conséquente et le matériel adéquat.
 

Notre association à but non lucratif peut devenir partenaire de votre événement en donnant de son temps, de son expérience et de son énergie par la mobilisation de ses membres bénévoles.

Cependant, faire appel à une association ne veut pas dire que vous n'aurez aucun frais.

Il reviendra aux organisateurs d'événements de prendre en charge le coût de :

. La surface de notre stand et les équipements nécessaires. (tables, chaises, branchements, panneaux...)
. Le nécessaire à la création de loges privées, (une pour filles, une pour garçons, avec tables, chaises, miroirs) ainsi qu'un espace commun privé servant de coulisses et de zone de repos avec petit coin catering.
. L'enveloppe pour l'achat des lots des concours de cosplay et autres animations avec dotations.
. Les repas des membres le midi, de type pratique et rapide et sans avoir à faire de queue.
. L'enveloppe pour le catering dans les loges des participants. (boissons, gâteaux, bonbons, gobelets, pailles...)
. L'enveloppe pour les frais de déplacement des membres. (route, parking, transports en commun...)
. Les frais de déplacement, de restauration, d'hébergement et d'éventuel transport des invités cosplay.
. La scène, les éclairages, la sonorisation. (Voir notre partenaire GROUP_EVENTS)
 

A titre informatif :

Pour un événement tel que les Geek Days à Lille Grand Palais, nous sommes entre 20 et 25 membres.

Lors de Sin Manga au Théâtre Henri Martel à Sin-le-Noble, nous sommes entre 15 et 20 membres.

Pourquoi autant ?

La partie cosplay demande beaucoup de membres pour gérer les différents postes tout au long de la journée.

Nos membres sont des bénévoles et non des employés, il n'est pas question de les considérer comme de la main d'œuvre gratuite en les faisant courir du matin au soir.
Nous tenons à ce qu'ils œuvrent en équipes de 2 à 3 personnes par poste à fin de pouvoir se relayer, prendre des temps de pauses, vite agir en cas de problème et ne pas se sentir seul ou exclu quand par exemple un poste nécessite d'être à l'autre bout de l'événement, loin de notre stand et du reste de notre équipe.
Notre staff porte la couleur de notre association (orange) à fin d'être facilement repérable et ne pas être confondue avec le staff de votre événement, qui lui aussi doit être facilement identifiable.
Nos membres ne sont pas là pour remplacer le staff de votre événement.

Exemples de postes pour la partie cosplay :

. Les animateurs sur scène présentent le concours, le cosplay show, animent les jeux, annoncent les résultats...

. Les accessoiristes placent les accessoires et éventuels décors avant les passages des cosplayers, puis les retirent.

. Les encadreurs rassemblent les participants et placent les cosplayers dans l'ordre de passage.
. Les gardiens stand sont sur notre stand, en assurent l'accueil du public et la sécurité.
. Les tournants sont des membres polyvalents tout au long de la journée. Ils viennent en renfort, s'assurent de la propreté et du rangement de la zone coulisses, du catering des participants et des vestiaires, prennent soin des cosplayers pendant l'attente dans les coulisses...
. Les gardiens scène peuvent être nécessaires pour assurer la sécurité autour de la scène et aider les participants à monter et descendre en cas de marches.
Attention, nos membres ne remplacent pas le service de sécurité de l'événement.
Leur intervention se limitera à : "veuillez reculer svp", "cet accès est privé", "retirez vos mains du bord de la scène"...
. Les connectés sont des membres en charge de réaliser les lives sur les réseaux sociaux pendant l'événement.
. Les reporters prennent des photos et des vidéos à partager par la suite sur nos réseaux.
. Les checkers accueillent les participants inscrits sur le stand et valident les présences.
. Les rassembleurs sont postés à l'entrée de l'événement pour y retrouver les cosplayers inscrits, puis les faire passer en priorité à fin de ne pas louper l'heure de validation des présences et éviter la casse de costumes et d'accessoires de cosplay dans les files d'attente.

Scène et sono :

Qui dit cosplay dit espace scénique dédié et sono.
Notre association est partenaire de GROUP EVENTS avec qui nous formons un tandem de choc :)

Scène, sonorisation, éclairages, écrans... et passion !
Group Events ont tout ce qu'il faut et nous avons l'habitude de fonctionner ensemble en pleine confiance.

Nous faisons équipe lors des Geek Days de Lille, de Sin Manga, de Bouchain Geek et lors des régulières animations au Cinéma Majestic de Douai.
Notre contact principal chez Group Events est Monsieur Jonathan DEBAERE :

[ Site Web ]    [ Page Facebook ]    [ +32 475 68 92 31 ]    [ info@group-events.be ]

Comment intervenons-nous ?

Tout d'abord, nous étudions votre demande en interne, en prenant en compte plusieurs éléments :

. La période : n'y a t-il pas un autre événement à la même date ? Notre association n'est-elle pas déjà sur un gros événement le même mois ? La période est-elle viable ?

. Le lieu : est-il facile de s'y rendre, de s'y garer... faire venir des cosplayers dans des zones non ou mal desservies est par expérience, non concluant. Il faut bien prendre en compte que nombre de cosplayers sont jeunes, voir très jeunes, et ne sont pas véhiculés. Souvent, nous refusons les interventions dans des lieux situés en extérieur en raison des éventuels problèmes suivants : pluie, vent, température trop basse ou trop élevée, risques liés à la libre circulation du public.

. Le type d'événement : si votre projet porte sur la culture Geek, la culture Otaku, la Pop Culture... il peut nous intéresser car nous faisons partie de ces univers et les cosplayers y puisent leurs personnages.
De même, si votre événement a un thème bien défini comme par exemple le cinéma d'horreur, là aussi il y a un public cosplay.
 

. Le délai : mettre en place du cosplay lors d'un événement prend du temps. Selon l'ampleur de votre projet et de ce que vous souhaitez pour la partie cosplay, il faudra compter 8 à 12 mois à l'avance pour l'étude, l'organisation et la communication. Nous avons à cœur de faire les choses bien et d'essayer de penser au moindre détail, pour que vous, nous, les cosplayers et le public passions un bon moment.

. Le budget : il nous faut chiffrer les coûts d'un déplacement à fin que nos membres puissent être défrayés et bénéficier d'un repas le midi, comme indiqué ci-dessus. Il faut également prévoir un éventuel budget lots pour les concours.

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Quand le projet est validé :

Avant votre événement, nous commençons l'organisation interne ainsi que la communication sur notre site et nos réseaux sociaux.

Il est impératif d'avoir une bonne, sérieuse et régulière communication entre vous et nous.

Nous lançons les éventuelles inscriptions à une date précise et gérons toutes les demandes.
Les consignes de sécurité de votre événement doivent nous parvenir de manière claire et précise dans le but d'apporter la meilleure communication possible aux cosplayers. (répliques d'armes par exemple)

Nous tenons à être informés de la présence et intervention d'autres entités de cosplay à fin d'avoir pleinement connaissance du programme et de pouvoir renseigner le public et les cosplayers.
Aucune décision concernant la partie cosplay ne doit être prise sans nous avoir consultés.

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Pendant votre événement, si nous avons bien tout le matériel demandé, nous sommes autonomes.
Vous pouvez nous laisser gérer la partie cosplay en toute confiance.
Nous avons une organisation par équipes, fiches de postes, check-lists, plannings... bien cadrée et dans la bonne humeur.

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Après votre événement, nous traitons puis partageons sur nos réseaux les vidéos et photos prises par notre équipe.
Nous relayons également les albums et vidéos d'autres personnes.
Nous recueillons les avis des participants et du public et faisons un débriefe avec vous.
Nous communiquons sur les gagnants des concours, les partenaires des lots...

Quelles activités cosplay ?

. Un concours :

Evaluation du Costume et du rôleplay par un jury.
Il faut réaliser une prestation sur scène sur un audio ou une vidéo.
Il y a des lots à gagner.

. Un cosplay Show :
Ce n'est pas un concours, pas d'évaluation, pas de jury.
Il faut réaliser une prestation sur scène sur un audio ou une vidéo.
Il n'y a pas de lots à gagner, mais des goodies font toujours plaisir pour remercier de la participation.

. Une catwalk :

Rapide défilé un par un sur scène à la façon d'un défilé de mode.
Les cosplayers s'avancent, prennent des poses puis repartent à tour de rôle sans interruption.
La catwalk est bien pour les débutants n'ayant pas d'expérience de la scène, ou pour celles et ceux n'étant pas inspirés par la réalisation d'une prestation scénique.

. Une master class :

Sur scène, menée par un ou deux cosplayers expérimentés, la master class sert à expliquer la fabrication de costumes, l'utilisation de matériaux et de techniques.
Souvent, ce sont les invités cosplay qui animent les master class.

Contactez-nous via l'adresse cosplayersandco@yahoo.fr

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